Quels outils pour gérer son association ?

Nous sommes ravis de vous retrouver pour notre premier guide. Il a vocation à présenter une sélection d’outils visant à vous simplifier le quotidien et la gestion de votre association.

En effet, il existe aujourd’hui une multitude d’outils permettant de structurer le travail d’équipe, d’optimiser l’échange d’informations et d’augmenter sa visibilité mais il est parfois compliqué de s’y retrouver et d’identifier le bon outil pour son association. 

Avec l’équipe Sonar, nous nous sommes donc concertés et avons réfléchi aux outils que nous utilisons au quotidien et à la pertinence de les regrouper au sein d’un même guide à destination des associations. Aujourd’hui, nous sommes heureux de vous retrouver pour une liste de nos indispensables ! 

Notre but ? Vous simplifier la vie et vous faire gagner du temps ! 

I. Travailler collaborativement avec votre équipe

Google propose aux associations d’accéder gratuitement à l’ensemble de Google Workplace, vous permettant de collaborer et d’échanger plus facilement avec les membres de votre équipe. Vous bénéficiez ainsi d’un accès gratuit et illimité à l’ensemble des applications suivantes : Gmail, Docs, Sheet, Agenda, Drive et Google Meet.

Gratuit pour les associations
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Notion est une application d’organisation de connaissances interactive et collaborative. Elle offre de multiples fonctionnalités – prise de note, base de données, tableaux, calendrier, kanbans et autres – tout en permettant de les personnaliser ultra simplement !

8$ par utilisateur et par mois
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Trello vous aide à gérer vos projets plus facilement. Grâce à cet outil, vous pouvez organiser facilement vos tâches et celles de votre équipe dans des tableaux tout en y ajoutant de nombreuses informations : membres de l’équipe concernés, date d’échéance, fichiers, to do list…

Version gratuite
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Microsoft 365 propose aux associations d’accéder gratuitement à son cloud, vous permettant de stocker l’ensemble de vos données de manière sécurisée. Le petit plus : vous pouvez également accéder à Microsoft Teams ainsi que Word, Excel et PowerPoint gratuitement en ligne.

Version gratuite
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II. Stockez, gérez et partagez facilement vos documents

Dans cette catégorie nous vous proposons plusieurs outils permettant de stocker et gérer facilement l’ensemble de vos données. En effet, avec le temps, nous accumulons tous un historique de documents et il peut parfois être difficile de s’y repérer. 

Cet outil vous permet de stocker, consulter, partager et sauvegarder tous vos documents en ligne. Une fois installé, vous pouvez consulter vos documents à n’importe quel moment et depuis plusieurs supports, ordinateurs, téléphones ou navigateurs web.

Version gratuite
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Ce site vous permet de partager vos documents avec l’ensemble des membres de votre équipe super facilement. Que ce soit en le transmettant directement par mail ou via un lien, vous pouvez transférer n’importe quel document dans la limite de 2Go.

Gratuit dans la limite de 2Go
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III. Créer votre site internet

Les associations sont de plus en plus confrontées à des enjeux de visibilité et de médiatisation. Une des solutions aujourd’hui est de promouvoir vos missions et vos valeurs sur un site internet et/ou un blog afin de valoriser vos actualités. Nous nous proposons donc une sélection d’outils pour faciliter la mise en place de ces supports et accroître ainsi votre visibilité. 

WordPress est un concepteur de site web qui vous permet, sans compétence en informatique, de concevoir un site professionnel ou un blog très facilement. Par ailleurs, son intérêt réside dans les multiples fonctionnalités qu’il propose : ajouter des formulaires en ligne, créer votre boutique ou constituer une galerie photo de vos actions.

Version gratuite
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Wix est un système de gestion de contenu qui vous permet de créer très facilement un site internet et un blog. Il fonctionne via un système de glisser-déposer ainsi qu’un outil d’édition très intuitif permettant de concevoir un site très simplement.

Version gratuite
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Carenews est devenu depuis quelques années le média incontournable des acteurs de l’engagement. Il offre par ailleurs aux associations la possibilité de créer et d’héberger gratuitement leur blog sur la plateforme, offrant ainsi un formidable outil de communication et de visibilité aux associations.

Gratuit pour les associations
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IV. Créer des sondages et des formulaires

Contactez vos adhérents et vos potentiels donateurs facilement avec ces différentes applications puis organiser vos réponses de manière à garder un suivi clair et précis ! 

Airtable est une application qui vous permet d’interagir simplement avec une base de données et vous propose de nombreuses solutions : créer un questionnaire, un calendrier, un environnement de gestion de projet ou encore un CRM sur mesure pour récolter et traiter l’ensemble de vos données.

Google Form est l’incontournable en matière de formulaires. Il vous aide à collecter et organiser des données, quel que soit le volume, le tout gratuitement. Par ailleurs, vous pouvez adapter votre formulaire avec votre charte graphique et le diffuser très simplement.

Typeform vous permet de solliciter vos adhérents, bénévoles et partenaires de manière très esthétique. Il vous permet de créer des sondages simplement et avec des choix de design multiples. Vous pouvez y ajouter les couleurs de votre association, des photos, vidéos et GIFs pour les personnaliser au maximum.

V. Organiser des vidéoconférences

De plus en plus de réunions et d’événements se déroulent désormais en ligne. Il est donc indispensable d’avoir à sa disposition de bons outils afin de s’organiser efficacement et de proposer du contenu de qualité à votre public. Voici les outils que nous avons pu utiliser ces dernières années et qui nous ont le plus convaincu. 

Cette plateforme en ligne, très simple d’utilisation, vous propose un panel de possibilités. Vous pouvez par exemple organiser simplement et rapidement des réunions avec vos membres, vos bénévoles ou vos partenaires en ligne. Par ailleurs, cette plateforme répond également efficacement aux besoins des associations dans la mise en place d’un webinaire.

Gratuit jusqu’à 100 participants
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C’est un outil de visioconférence professionnel qui permet aux associations d’organiser facilement des réunions en ligne. Le plus de cette plateforme est l’intégration avec Facebook Live : partager ainsi facilement un évènement avec votre public !

Gratuit jusqu’à 100 participants
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Google Meet fait partie des applications contenues dans la Suite Google. Très simple d’utilisation, il permet de rentrer en contact avec ces équipes que ce soit via mail ou via téléphone. Il est notamment très simple d’utilisation pour organiser vos réunions à distance.

VI. Gérer vos communautés de bénévoles

Les bénévoles représentent une aide précieuse pour les associations mais demandent également une logistique importante. Nous vous proposons de découvrir une liste d’outils vous permettant de communiquer facilement et rapidement avec eux, et ainsi, de mieux vous organiser. 

Les groupes Facebook vous proposent de nombreuses fonctionnalités pour animer votre communauté et fidéliser vos bénévoles. Vous avez ainsi la possibilité de partager des vidéos, des photos, des sondages, des évènements, etc… extrêmement facilement.

Whatsapp est une application multiplateforme qui permet de communiquer rapidement avec vos bénévoles. Créer une conversation vous permettra de créer tout de suite une proximité avec vos bénévoles et de les tenir au courant de vos dernières actualités.

Slack est une plateforme de communication multi-canal qui vous permettra d’organiser efficacement vos échanges que ce soit avec le reste de votre équipe et avec vos bénévoles. Accessible de vos ordinateurs, vos téléphones et des moteurs de recherche, Slack vous propose de multiples fonctionnalités dont de nombreuses intégrations avec d’autres outils tels que Google Form, Google Calendar, Trello.